Tenue de votre comptabilité

Pour rappel, afin de pouvoir assurer le suivi comptable de votre dossier, voici les documents indispensables à nous transmettre (mensuellement, trimestriellement ou annuellement en fonction de la périodicité de votre dossier) :

• Extraits bancaires
• Factures d’achats
• Notes de crédit
• Factures de ventes
• Relevés visa avec justificatifs
• Écritures des salaires
• Tous les documents reçus des administrations (ACD, AED, CCSS,…)

Quelques astuces pour améliorer les process administratifs et comptables

Nous avons préparé un résumé comprenant une série d’astuces pour vous aider !

• Au niveau des dépenses :
  • Privilégier une carte carburant pour éviter les tickets papiers lorsque vous allez à la station-service
  • Vérifier les abonnements mensuels/trimestriels : afin de vous assurer que l’entièreté de l’année soit à notre disposition
  • Conserver et nous transmettre les tickets quand vous effectuez un paiement par carte bancaire (la souche visa n’est pas un justificatif valable)
  • Pensez à avoir une pochette sous la main pour garder les tickets en bon état ou les mettre dans un classeur
  • Amazon/commandes en ligne : télécharger les factures sur votre espace client
  • Chaque pièce comptable doit être reprise dans un PDF séparé
  • Il existe des applications spécialisées et gratuites afin de créer via votre smartphone un fichier PDF : adobe scan , génius scan

• Au niveau des ventes :
  • Ne pas oublier les numéros de TVA de vos clients sur les factures de vente intracommunautaires.
  • Vous êtes dans le domaine de la construction ? Assurez-vous d’avoir et de nous transmettre les agréments pour la TVA réduite à 3% sur vos chantiers.

• Au niveau des extraits bancaires / visa / caisse :
  • Mettre en place un accès multiline ou une synchronisation Odoo pour aller récupérer vos extraits bancaires et vous éviter ainsi de devoir nous transmettre ces éléments
  • Documenter chaque extrait bancaire avec le justificatif relatif au paiement
  • Transmettre les détails des encaissements liés aux terminaux de paiement (sumup, servipay, etc.)
  • Relevés visa : joindre les justificatifs derrière le relevé, avertir si un justificatif est manquant ou perdu, si les dépenses sont privées,…
  • Vous devez tenir un fichier de caisse ? Nous vous conseillons d’utiliser un fichier structuré de type ficher Excel. Nous pouvons vous transmettre un modèle si vous le souhaitez !

• Divers :
  • Classer vos factures de vente ainsi que vos extraits bancaires par ordre de numérotation
  • Transmettre les documents en format pdf et éviter à tout prix les formats image type jpeg ou png

Vous avez encore des questions ou vous souhaitez mettre en place des astuces, notre équipe est à votre entière disposition !